Elektronische Beschaffung bei Kraftanlagen München – Effizienzplus von mindestens 15 Prozent

Die eProcurement-Idee ist ebenso einfach wie überzeugend: An die Stelle des herkömmlichen, aufwändigen, oft noch papierlastigen Beschaffungsprozesses tritt ein durchgängiger standardisierter elektronischer Ablauf. Jeder Einkäufer kann über die Cloud in einem elektronischen Katalog aus einem vorverhandelten Sortiment die benötigte Ware auswählen und eine elektronische Bestellung auslösen. Eine eventuell erforderliche Genehmigung wird per elektronischem Workflow abgewickelt. Anschließend wird die Bestellung als elektronisches Dokument an den Lieferanten übermittelt und von diesem automatisch weiterverarbeitet. So lassen sich Kosten und Zeit sparen. Klingt simpel. Doch bevor alles reibungslos funktioniert, ist einiges zu tun.

Der Aufwand lohnt aber, wie das Beispiel der Kraftanlagen München zeigt, die mithilfe von Newtron ihre Beschaffung auf Zukunft getrimmt haben. Die Kraftanlagen München GmbH gehört zum französischen Baukonzern Bouygues Construction und bildet gemeinsam mit ihren Tochtergesellschaften die Kraftanlagen Gruppe. Als vielseitiger Partner für Industrie und Energie- und Immobilienwirtschaft setzt sie in ganz Europa modernste Verfahren und Technologien ein.

Mit ihren Gesellschaften und Beteiligungen an zahlreichen Standorten bietet die Kraftanlagen Gruppe mit über 2.200 Mitarbeitenden ein umfangreiches Dienstleistungsnetzwerk. Sie führt ebenso Großprojekte als Generalunternehmerin wie Einzelgewerke in den folgenden Produktbereichen aus: Energie- und Kraftwerkstechnik, Dezentrale Energieversorgung, Nukleartechnik, Industrieanlagen, Versorgungstechnik und Fertigung. Neben der Zentrale in München gibt es Niederlassungen in Berlin, Burghausen, Essen, Dingolfing und Wien-Schwechat (Niederlassung Austria). Tochtergesellschaften befinden sich auch in Eberswalde, Jülich, Nierstein, Hamburg, Heidelberg und Ploiesti (Rumänien).

Bestellungen liefen wild durcheinander

„Bevor wir auf eProcurement umgestellt haben, hatten wir die Situation, dass ständig Bestellungen ausgelöst wurden und keiner so richtig wusste, welche Rechnungen eigentlich unterwegs waren“, erzählt Christoph Huber, Gruppenleiter Innovation, Projects & Business Applications der Kraftanlagen München GmbH. Das habe vor allem für das C-Teile-Segment gegolten, weil hier das sogenannte Maverick Buying, also das eigenmächtige „wilde Einkaufen“ außerhalb bestehender Verträge und abgestimmter Preise und Zahlungsziele, besonders stark um sich gegriffen habe. Die Folge: „Wir hatten einen unangemessen hohen Aufwand bei der Rechnungsverarbeitung. Die Zuordnung von Rechnungen und Projektnummern war außerordentlich schwierig.“

Die in den Kraftanlagen München wie auch generell in Industrieunternehmen benötigten C-Teile bilden ein diversifiziertes und kleinteiliges Portfolio an komplexen Einzelteilen mit noch komplexeren Beschaffungswegen. Ob Werkzeuge, Toilettenpapier, Büromaterial, Schläuche, Verpackungen, Arbeitsschutz, Papier, Dichtungen, Schrauben oder Reinigungsmittel: Die Produkte sind grundverschieden und das Sourcing, die Organisation der Nachbestellung und die Qualitätskontrolle sind oftmals unüberschaubar.

Prozesse optimieren – Kosten minimieren

„Angesichts dessen war uns klar, dass wir von einem E-Procurement-System, also der Verlagerung des Bestell- und Beschaffungswesens ins Internet und der Nutzung neuer Informations- und Kommunikationstechnologien, großen Nutzen ziehen würden“, so Herr Huber. Im Fokus: Optimierung der Einkaufsprozesse, Kostenminimierung und Ressourcenersparnis. Also begannen er und seine Kollegen vor etwa drei Jahren damit, den Markt zu screenen und einschlägige Messen zu besuchen. Es wurde ein ‚Vorprojekt‘-Team gegründet und ein Lastenheft erstellt, um nach den Worten Herrn Hubers zu ermitteln und zu dokumentieren: „Was benötigen wir? Was wollen wir? Was muss die Software schaffen? Wie weit kann man überhaupt standardisieren? Inwiefern müssen wir bestehende Prozesse aufgeben?“

Um den geeigneten Partner für dieses Vorhaben zu finden, entschied sich Kraftanlagen München für eine Ausschreibung. „Außer Newtron haben wir uns anschließend drei weitere Anbieter genauer angeschaut“, sagt Herr Huber. „Es gab mehrere Angebotsrunden und eingehende Gespräche. Dabei haben wir dann schnell gemerkt, dass wir weiteren Digitalisierungsbedarf haben und neben E-Procurement auch E-Sourcing und SRM sinnvoll und wichtig für uns sind, um die Optimierungspotenziale voll ausschöpfen zu können.“

Individuelle Lösungen gefragt

Im März 2017 erhielt Newtron letztlich den Zuschlag, als IT-Partner und Spezialist für eProcurement, eSourcing und SRM den umfassenden Transformationsprozess zu begleiten. Herr Huber: „Wir fühlten uns in jeder Entscheidungs-Phase von Newtron bestens beraten. Das Team vermochte es wie kein anderes, sich in unsere ganz spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse hineinzudenken und gemeinsam mit uns die dafür nötigen individuellen Lösungen herauszuarbeiten.“ Auf Grundlage des Lastenheftes, das die Gesamtheit der Forderungen der Kraftanlagen dokumentierte, erstellte Newtron ein Pflichtenheft, das in konkreter Form beschrieb, wie Newtron diese Anforderungen lösen wolle. Bis September 2017 folgten dann Workshops zu Design und Aufbau eines Testsystems.

„Es geht ja nicht nur um Software, sondern auch darum, Prozesse zu hinterfragen, Stammdaten zu überprüfen, Entscheidungswege zu analysieren, best practises einzubeziehen und vieles mehr“, erklärt Herr Huber. „Auch galt es, ein internes Kontrollsystem, sprich einen Sicherheitsmechanismus für Freigaben einzubauen, ohne dabei zu überdrehen und die Abläufe unnötig zu verkomplizieren. Wir wollten ja flexibel und dynamisch bleiben, Agilität behalten oder schneller werden, damit Bedarfe auch umgehend befriedigt werden können und keiner über Gebühr in lähmende Genehmigungsprozessen eingespannt wird.“ So wurde beispielsweise vereinbart, dass das sonst übliche 4-Augen-Prinzip nicht für Bagatellbestellungen bis 150 Euro gelten solle und umfangreiche Autorisierungen lediglich für kritische Warengruppen nötig seien. Außerdem legte eine mehrstufige digitale Unterschriftenregelung klar fest, wer mit welchen Beschränkungen bestellen darf sowie welche Kataloge und Warengruppenbereiche bei welchen Usergruppen im Zugriff sind. Auch Compliance-Regeln und die Qualitätssicherung wurden in die Genehmigungs- und Kontrollmatrix einbezogen.

Ein nachhaltig tragfähiges Stammdaten-Management als Basis

Voraussetzung dafür war allerdings, dass alle Artikel-Daten systematisch erfasst sind und strukturiert vorliegen. Hilfreich ist hier beispielsweise der weltweite, ISO/IEC-normkonforme Datenstandard für die Klassifizierung und eindeutige Beschreibung von Produkten und Dienstleistungen, eCl@ss. Denn generell gilt: Je genauer und eindeutiger die Kriterien, Klassifizierungen und Beschreibungen, desto besser für transparente effiziente Beschaffungsprozesse. „Für die einheitliche Aufbereitung, Abbildung und Übertragung der Produktstammdaten haben wir viel Zeit investiert“, betont Herr Huber. „Doch nur so ist ein einheitliches Daten-Clearing möglich sowie die optimale Nutzung des E-Procurement-Systems und die Kostenträgerrechnung nach Produktverbrauch“, berichtet er. Newtron beriet intensiv und half bei der Durchführung der Stammdaten-Konfigurationen und der Etablierung eines nachhaltig tragfähigen Stammdaten-Managements.

Pilotprojekt vor dem Rollout

Nachdem diese wichtigen Grundeinstellungen vorgenommen waren, startete im Herbst 2017 eine Pilotphase am Standort München, um zu ermitteln, inwiefern interne Prozesse im realen Betrieb noch angepasst werden müssen und um erste Akzeptanz innerhalb des Unternehmens, speziell bei den Bestellern, zu schaffen. „Die zu bewältigenden Herausforderungen wie Katalogpflege und Change-Management sind nicht zu unterschätzen“, erklärt Herr Huber. „Wir wollten das Unternehmen damit nicht überfordern. Deshalb gingen wir peu à peu vor.“ Sukzessive erfolgte auch die Anbindung der Lieferanten – und zwar über BMEcat, einem standardisierten Austauschformat für Katalogdaten, in Kombination mit einer OCI (Open Catalog Interface), also einer offenen Katalogdatenschnittstelle, die die Einbindung beliebiger externer digitaler Kataloge („Punchout“) ermöglicht.

Nachdem das Pilotprojekt im 1. Quartal 2018 abgeschlossen war, inklusive Finetuning und Anpassung der Lasten- und Pflichtenhefte – begann der Rollout auf alle deutschen Standorte. Die ausländischen Gesellschaften sollen im nächsten Schritt bis Ende 2019 integriert werden. „Dann haben wir das neue E-Procurement-System überall in Vollbetrieb“, so Herr Huber. Die nächsten Stationen: E-Sourcing-Tools befinden sich bereits in der Pilotphase in München. Sie umfassen unter anderem die Vorauswahl geeigneter Lieferanten, die Ausschreibung der Bedarfe, die automatisierte Angebotsbewertung und das qualitative Lieferantenmanagement. Zudem werden nach und nach SRM-Funktionalitäten in Betrieb genommen, deren Kern die strategische Planung und zentrale Steuerung von Beziehungen zu den Lieferanten ist.

Deutlich weniger Aufwand und Kosten je Bestellung

„Schon jetzt haben wir dank des neuen Systems Einsparungen im Beschaffungsbereich von ca. sieben Millionen Euro“, bilanziert Christoph Huber. „Wenn alle Standorte eingebunden sind, erwarten wir eine Kostenreduzierung von mindestens 15 Prozent, und zwar durch Prozessoptimierung und durch bessere Preise“. Praxiserfahrungen von Newtron belegen, dass bereits wenige Monate nach Implementierung der E-Procurement-Lösungen relevante Kostenreduzierungen erreicht werden können. Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) geht von sechs bis acht Prozent Einsparungen pro Jahr allein bei den Einkaufspreisen aus – durch Automatisierung, Standardisierung und optimiertes Lieferantenmanagement auf der Basis eines elektronischen Katalogsystems.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Eindeutige Ausschreibungen stellen sicher, dass das optimale Angebot identifiziert werden kann. Einheitliche, geprüfte Kataloge mit verhandelten Konditionen sorgen dafür, dass zudem Bedarfe gebündelt werden können, um Kostenvorteile zu erzielen. Mitarbeiter bestellen nur bei qualifizierten Lieferanten zu verhandelten Preisen. „Dadurch entsteht nicht zuletzt eine hohe Preistransparenz“, betont Herr Huber.

Prozesssicherheit und zentrales Controlling

Maverick Buying gibt es nicht mehr. Doppelte Beschaffungen werden vermieden. Herr Huber: „Das E-Procurement-System automatisiert den Bestellprozess und archiviert automatisch alle wichtigen Informationen, wie Anforderungen, Genehmigungen und Bestellungen. Sämtliche Vorgänge im Einkauf sind jederzeit lückenlos nachvollziehbar und leicht zu kontrollieren. Lieferantenstammdaten, Kostenstellen, Sachkonten und Warengruppen sind nur an einer Stelle zu pflegen. Wir sehen auf Knopfdruck, wer welche Ware bestellt und die Bestellung freigegeben hat.“
In der Testphase sei jetzt noch die Integration der E-Procurement-Lösung in die Finanzbuchhaltung und Rechnungsverarbeitung. „Das wäre dann die perfekte Abrundung und würde Prozesskosten und Fehlerrisiken noch weiter senken“, so Herr Huber.

Freiraum für strategische Aufgaben

Insgesamt werde der Einkauf deutlich entlastet. Denn er muss nicht mehr lange im Internet recherchieren oder Printkataloge wälzen, sondern bestellt online über die Multikatalog-Engine zu verhandelten Konditionen oder nutzt eine standardisierte Vorlage für Ausschreibungen. So haben die Mitarbeiter mehr Zeit, sich den entscheidenden Aufgaben zu widmen, zum Beispiel der Lieferantenauswahl und -bewertung oder dem Verhandeln von Angeboten und Rahmenverträgen.

Kontinuierliche Optimierung von Workflow und Controlling

„Zurücklehnen können wir uns allerdings nicht“, betont Herr Huber abschließend. „Denn die neue Beschaffungs-Lösung ist keine statische abgeschlossene Einrichtung, sondern ein dynamisches System aus Geschäftsbeziehungen, Prozessen und technischen Komponenten, das sich ständig weiterentwickeln muss. Mit Newtron haben wir einen leistungsfähigen Partner gefunden, der diese Weiterentwicklung nicht nur unterstützt, sondern aktiv vorantreibt.“