Einkaufende Unternehmen müssen sich aktuell großen Herausforderungen stellen: Lieferengpässe oder Budgetkürzungen bei gleichzeitig hohen Anforderungen an Produktqualität und Lieferzeit gehören oft zur Tagesordnung. Viele fragen sich, wie es unter diesen Voraussetzungen gelingen kann, den gesamten Einkauf zu optimieren. Online-Auktionen sind hier ein erfolgversprechender Ansatz.
Mit Online-Auktionen auf sicherem Wege zum Lieferanten mit den besten Konditionen
Bei der Suche nach einem geeigneten Lieferanten, der die gewünschten Konditionen am besten erfüllt, kann eine Online-Auktion sehr gut unterstützen. Über die Newtron Plattform geben Lieferanten dabei in Echtzeit verbindliche Gebote ab. Das System erteilt basierend auf vorher festgelegten Kriterien automatisch den Zuschlag an den besten Lieferanten. Neben dem Preis können weitere Auswahlkriterien wie Liefertreue, Produktqualität oder Konzeptstärke berücksichtigt werden, dazu wird diesen Kriterien im Vorfeld ein monetärer Wert zugewiesen. Der Auktionator kann die Gebote online verfolgen, vergleichen und nach Auktionsende auswerten.
Damit ist der gesamte Vergabeprozess transparent dokumentiert, nachvollziehbar und manipulationssicher. Durch das klare, vorher festgelegte und kommunizierte Regelwerk ist auch für die Lieferanten eine objektive Vergabe durch das auktionierende Unternehmen sichergestellt.
Betreute Auktionen für optimale Ergebnisse
Eine besondere Bedeutung kommt bei Auktionen der Auswahl der geeigneten Auktions- und Vergabemethode zu. Hier können die Experten von Newtron mit ihrer rund 20-jährigen Erfahrung im Rahmen einer sogenannten betreuten Auktion beraten und unterstützen.
Die Beratung beginnt mit dem Erstgespräch, in dem die Ausgangslage, die Ziele und die Kriterien für die Vergabe geklärt werden. Hierbei wird die Marktsituation (Anbietermarkt vs. Käufermarkt?) genauso betrachtet wie die interne Situation des Kunden – zum Beispiel im Hinblick darauf, wie die Fachabteilung optimal eingebunden werden kann, um das Auktionsergebnis mitzutragen. Nach einer detaillierten Analyse gibt Newtron eine Empfehlung zur konkreten Auktionsstrategie – also zu internen Voraussetzungen, Auktionsformat und Auktionsablauf. Diese Faktoren sind wesentlich, denn sie beeinflussen direkt den Erfolg einer Auktion.
Nach Auswahl der Strategie übernimmt Newtron die Vorbereitung der Auktion im System. In diesem Rahmen werden Testauktionen mit den Lieferanten durchgeführt, und sie werden mit der Software vertraut gemacht, bevor die offizielle Auktion startet. Während der Auktion verfolgt Newtron den Auktionsverlauf und überwacht den Login- und Gebotsstatus der Bieter. Falls einer der Bieter nicht eingeloggt ist oder nach geraumer Zeit noch kein Gebot abgegeben hat, nimmt Newtron Kontakt auf, um dessen Teilnahme zu sichern. Nach Abschluss wird eine umfassende Analyse erstellt. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse können in zukünftige Auktionen einfließen und diese nachhaltig optimieren.
Erfolgsfaktoren einer Auktion
Eine erfolgreiche Auktion verfügt über eine hohe Auktionsdynamik. Daher gilt es, Lieferanten zu motivieren, möglichst wettbewerbsstarke Gebote abzugeben. Es sollte eine Situation herbeigeführt werden, in der mehrere Bieter direkt miteinander um ihre Position wetteifern. Um dies sicherzustellen, braucht man neben guter Sachkenntnis, die man nur mit der Zeit und Erfahrung sammelt, auch ein gewisses Verhandlungsgeschick.
Die Motivation lässt sich unter anderem durch den Grad der vorhandenen Transparenz beeinflussen. Preisauktionen beispielsweise sind sehr transparent: Das beste Gebot kann anonymisiert von allen Teilnehmern der Auktion eingesehen werden. Bei der sogenannten Ampelauktion wird, nur über die Positionierung der Bieter, eine deutlich geringere Transparenz hergestellt: Das beste Gebot wird – sobald es den Zielpreis des Einkäufers erreicht hat – grün angezeigt, alle nachgelagerten Bieter sehen anhand einer gelben oder roten Ampelfarbe, wie weit sie vom Zielpreis beziehungsweise vom Bestgebot entfernt sind. Die Bieter wollen am Ball bleiben und optimieren dementsprechend ihre Angebote.
Neben der Ampelauktion ist die Holländische Auktion im Trend, bei dieser Variante steigt das Preisniveau in bestimmten Zeitintervallen. Derjenige Bieter, der zuerst ein neues Preisniveau bestätigt, gewinnt und beendet damit zugleich die Auktion. Dieses Auktionsformat ist vor allem bei intensivem Wettbewerb beliebt.
Vorteile einer Online-Auktion
Der Beschaffungsprozess wird insgesamt effizienter. Lieferantenangebote müssen nicht länger zeitaufwendig manuell verglichen werden. Klare Angebotsstrukturen beschleunigen den gesamten Anfrage- und Angebotsprozess und reduzieren in letzter Konsequenz den Aufwand für den Einkäufer. Nach einer umfassenden Vorbereitung der Auktion ist der eigentliche Verhandlungszeitraum deutlich kürzer. Noch größer ist die Zeitersparnis, wenn Einkäufer mehrere Preisverhandlungen gleichzeitig durchführen.
Durch das klare, vorher festgelegte Vergabeverfahren entfallen interne Abstimmungsschleifen im Vergabeprozess. Zugleich lässt sich so vermeiden, dass der Einkäufer ein verhandeltes Ergebnis nicht genehmigt bekommt und damit seine Verhandlungsposition geschwächt wird.
Durch die Neutralität einer Online-Auktion können sich die Teilnehmer auf das Wesentliche konzentrieren. Eine emotionale Beeinflussung durch Gestik, Mimik oder anderweitige Befangenheit entfällt. Für alle Anbieter gewährleistet die Online-Auktion eine gleiche – und somit faire – Wettbewerbssituation. Der Einkäufer verzeichnet durchschnittlich zehn Prozent Einsparung bei den Beschaffungskosten.
Im Endeffekt hilft die Online-Auktion dem Einkäufer bei der objektiven Auswahl des passenden Lieferanten – einer Entscheidung, die je nach Auftragsgröße eine wichtige Rolle für den Unternehmenserfolg und dessen Wettbewerbsfähigkeit spielt.
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