Euroforum Stadtwerke Tagung: Innovation sichert Zukunft der Stadtwerke

Hamburg/Dresden, 4. April 2018

Um den steigenden Anforderungen auf Kundenseite gerecht zu werden und dem allgemeinen Marktdruck bezüglich Qualität und Preis standzuhalten, sind die Stadtwerke in Deutschland gefordert, Prozesse und Bereiche zu verschlanken und optimieren. Das Beschaffungsmanagement spielt hierbei eine entscheidende Rolle. Die Umstellung auf digitale Abläufe verspricht einen deutlichen Effizienzgewinn.

Angesichts der Vielzahl der Produkte und Dienstleistungen, die Stadtwerke beschaffen müssen, kommt dem Einkauf eine zentrale Bedeutung zu, wenn es darum geht, Kosten zu reduzieren und dabei die Qualität der Endprodukte sowie die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Er ist ein wesentlicher Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit des jeweiligen kommunalen Versorgers am Markt. Nach einer empirischen Erhebung des Centers für kommunale Energiewirtschaft in Kooperation mit der Fachhochschule Köln aus dem Jahr 2014 kauft über die Hälfte der Stadtwerke mehr als 2.000 verschiedene Teile ein. Heute dürften es sogar noch mehr sein. Das Volumen beträgt bei größeren Versorgern jährlich mehrere hundert Millionen Euro. Häufig erfolgen die Bestellungen laut Studie aber nach wie vor analog im „Handbetrieb“. Das macht den Aufwand dafür unverhältnismäßig teuer. Wer heute elektronische Beschaffungslösungen nutzt, ist klar im Vorteil, wie das Beispiel Konstanz zeigt.

Typisch für den Einkauf in Stadtwerken: Kleine Chargen, hohe Frequenz

Vor etwa einem Jahr stellten die Stadtwerke Konstanz das Bestellwesen komplett auf ein internetbasiertes eProcurement-System um. Das Herzstück bildete ein Katalogmanagement-Tool der Newtron GmbH, die auf IT-Lösungen für Lieferantenbeziehungen spezialisiert ist. Aus Sicht der Stadtwerke Konstanz ging es dabei vor allem darum, die Vorgänge im Einkauf zu vereinheitlichen und vorhandene Datenbanken sowie die Umgebung für das Enterprise-Resource-Planning (ERP) einzubinden, wie Einkaufsleiter Federico Fabbri betont. Das System musste die typischen Anforderungen im Beschaffungswesen eines Stadtwerks abdecken: Das Einkaufsportfolio reicht von Rohstoffen, Strom und Gas über technische Anlagen, Ingenieursdienstleistungen und Fahrzeuge bis hin zu IT- und Büromaterialien. Es gibt auch Einkäufe, bei denen strenge Vorgaben eingehalten werden müssen, etwa bei Gefahrenstoffen oder Sicherheitskomponenten. In der Regel haben die Bestellvorgänge eine hohe Frequenz, und es handelt sich um kleine Chargen. Das begünstigt „wilde Einkäufe“ außerhalb standardisierter Beschaffungswege.

Pro Bestellung bis zu 50 Euro Einsparung

Also suchten die Stadtwerke Konstanz eine innovative und kostengünstige digitale Lösung, die Transparenz bei der Beschaffung bietet und zudem den gesamten Einkaufsprozess merklich beschleunigt und Ressourcen schont. Newtron nahm die Herausforderung an und entwickelte in kurzer Zeit ein maßgeschneidertes E-Procurement-System. Die bisher genutzten Kataloge und Lieferantenlisten samt ihrer Rahmenverträge wurden darin eingebettet. Jeder Bedarfsposten kann nun zentral gesteuert werden und wird automatisch richtig kontiert und verbucht. Kontaktadressen und Preise sind immer auf dem aktuellen Stand. Anwender sehen nur das, was sie bestellen dürfen. Selbst komplexe Bestell- und Genehmigungsprozesse laufen standardisiert und automatisiert ab. Anforderungen an die Compliance werden erfüllt. „Newtron hat unsere Anforderungen und Bedürfnisse genau verstanden und letztendlich auch umgesetzt“, fasst Einkaufsleiter Fabbri zusammen. Die Bilanz nach einem Jahr: Pro Bestellung konnten bis zu 50 Euro an Prozesskosten eingespart werden. Dieser Effekt wird durch die Anbindung weiterer Lieferanten im zweiten Jahr noch verstärkt. Außerdem ist das System so konzipiert, dass jederzeit zusätzliche Module und Organisationseinheiten ergänzt werden können. Das macht es flexibel und zukunftssicher.

Newtron auf der Stadtwerke Tagung 2018

Wer mehr darüber erfahren will, dem bietet sich auf der Euroforum Stadtwerke Tagung am 10. und 11. April 2018 in Berlin eine Gelegenheit. Auf dem Newtron-Stand (Nr. 23) stehen Experten für ein Gespräch zur Verfügung.